Niklas Luhmann – Besluiten zitten in systemen en die zijn communicatie

Is een bedrijf een optelsom van mensen en kopieermachines, computersystemen, bureaux en zo meer die de besluiten vormgeven? Nee, een bedrijf bestaat uit (uitsluitend) communicatie. Dat is wat een bedrijf is zo zeggen sommige denkers. Niklas Luhmann was daar een van. Hij is een invloedrijke systeemtheoreticus en had als kernthema dat de samenleving zichzelf representeert en structureert door middel van communicatiesystemen. Dit betekent dat sociale systemen (zoals politiek, recht, economie, media) zichzelf organiseren en stabiliseren door communicatieve processen, zonder dat er een centraal, allesomvattend punt van controle is. Grappig is dat die logica ook zegt dat besluiten nemen het syteem weer in risico brengen, dus weer de-stabiliseren. Leuk he? Dus lees verder.

Zelf heb ik veel met systeem denken. De afhankelijkheden die in een relatie liggen. In de resonantie tussen dingen en mensen. Veel tijd heb ik jaren geleden gestoken in het boek van [nog invullen]. Ook een mooi onderwerp voor een college. Maar nu praktisch verder rond besluitvorming.

In zijn systeemtheorie ziet Luhmann de samenleving en bedrijven als een autonoom, zelfreferentieel systeem dat zichzelf voortbrengt door communicatie. Je zou kunnen zeggen als een soort eco-systeem, zoals de natuur is. De samenleving of organisatie ziet zichzelf als een eenheid en neemt dat waar en ordent zichzelf binnen/met haar eigen communicatie. Dit gebeurt in een samenleving bijvoorbeeld via massamedia, politiek en wetgeving, die allemaal bijdragen aan het creëren van een gedeeld beeld van wat de samenleving is. Anno 2025 doen mensen in Amerika dit met een gedeeld beeld maken dat bestaat uit ‘alternatieve waarheid’, of in de jaren dat Putin opkwam door zijn controle nemen over media, en daarvoor door propaganda. Zie het ontstaan van afiches. Zo gebeurd dat ook in een organisatie bijvoorbeeld via memo’s, town-hall meetings, kantine gesprekken, posters aan de muur van kantoren etc.

Niklas Luhmanns filosofie draait vooral om zijn systeemtheorie, waarmee hij sociale systemen analyseert. Wat kernpunten hieronder.

Leestijd: 15 minuten. Nut: als je jouw organisatie en besluiten holistisch wil bekijken.

Systeemtheorie

Luhmann ziet de samenleving als een systeem dat bestaat uit verschillende autonome subsystemen (zoals politiek, economie, wetenschap, recht, en media). Elk systeem functioneert volgens zijn eigen logica en heeft een eigen communicatiestructuur.

En dat is ook van toepassing op organisaties.

Communicatie als basis van sociale systemen. Voor Luhmann is communicatie de fundamentele bouwsteen van sociale systemen en daarmee van organisaties, het zijn niet mensen. Systemen bestaan niet uit mensen, maar uit communicatieprocessen. En die houden zichzelf in stand.

Autopoiesis (zelfreferentie en zelforganisatie) Prachtig woord! Het betekend dat sociale systemen zelfreferentieel zijn: ze produceren en reproduceren zichzelf zonder externe sturing. Bijvoorbeeld, het rechtssysteem beslist zelf wat juridisch is en wat niet, zonder dat de politiek dat direct bepaalt. (heeft ook negatieve kanten, zie hoe journalisten vaak alleen met hun eigen wereld bezig zijn… afijn, dat is mijn mening…)

Dit haakt in op een college dat ik geef rond John Holland en zijn gedachtes rond complexiteit.

Differentiatie van systemen. Iets wat we anno 2025 erg zien: de samenleving en bedrijven evolueren door functionele differentiatie: systemen ontwikkelen zich steeds meer als zelfstandige eenheden met hun eigen logica. Bijvoorbeeld, de economie functioneert op basis van geldtransacties, terwijl de wetenschap werkt met waarheid en iets ontkrachten. De verkoopafdeling die helemaal iets anders doet dan de service afdeling. De HRM afdeling die mensen van x soort aanneemt, terwijl y soort nodig is.

In een bedrijf hebben afdelingen autonomie en werken soms langs mekaar heen. Als ik studenten vraag wie de missie, visie en waardes kent van zijn organisatie zijn dat er niet veel. Veel organisaties hebben die ook niet. Dat werkt het ‘langs mekaar heen werken’ dan ook verder in de hand denk ik.

Contingentie en onzekerheid. Luhmann benadrukt dat de samenleving fundamenteel complex en onzeker is. Er is geen absolute waarheid of controle, alleen verschillende manieren om met onzekerheid om te gaan via systemen en communicatie. Hij schreef dat wat jaren geleden…. en nu in 2025 hebben we steeds meer leiders van landen die waarheid niet relevant vinden en de term ‘alternatieve waarheid’ hebben uitgevonden. Ik ken managers die dat ook nadoen…

Observatie en tweede-orde observeren. Luhmann maakt onderscheid tussen eerste-orde observeren (iets direct waarnemen) en tweede-orde observeren (waarnemen hoe anderen waarnemen). Dit is cruciaal in media en politiek, waar men niet alleen feiten presenteert, maar ook hoe anderen die feiten interpreteren. Zie de grote invloed die social media heeft gekregen: dat is gestart als eerste-orde observaties van mensen die ergens iets zagen gebeuren en dat op facebook plaatsten. Meer en meer is dat overgenomen door verhalen van ‘horen zeggen’ en het overnemen van iets wat nieuws lijkt, maar het niet is.

Bruikbaarheid voor besluitvorming

Luhmanns filosofie is een systeemtheoretisch perspectief waarin communicatie, zelforganisatie en differentiatie de sleutelbegrippen zijn en weg blijven van een visie op besluitvorming die alleen te vatten is in excel sheets met cijfers. Hij biedt een manier om de complexe en de veranderende samenleving te begrijpen zonder terug te grijpen op klassieke concepten als subjectiviteit, macht of moraal. Maar of dit begrijpen nu zo simpel is weet ik niet. Wellicht daarom dat ik dingen als het culture web en andere modellen interessant bent gaan vinden, vanuit mijn ervaring om toen ik twintig was directeur te worden van een middelgrote talen/trainings instituut. Afijn, daarover meer onder een koffie of borrel.

Besluitvorming en communicatie

Niklas Luhmann ziet besluitvorming als een proces binnen zelfreferentiële sociale systemen, waarin beslissingen niet door individuen worden genomen, maar door het communicatieve proces van het systeem zelf. Zijn visie op besluitvorming verschilt fundamenteel van traditionele theorieën die uitgaan van rationele actoren of hiërarchische structuren.

… euh… dit is een moeilijk punt denk ik om ineens te begrijpen. Heeft mijn voice-over nodig.

Besluitvorming als een communicatief proces. Voor Luhmann is een besluit niet een individueel rationele keuze, maar een mechanisme waarmee een systeem zichzelf organiseert en stabiliseert. Een beslissing is pas een beslissing wanneer het als zodanig wordt gecommuniceerd en erkend binnen het systeem. En daarvoor moet je communiceren met mekaar. RR’s voorbeeld van week, maand en Q&Q sessies.

Bijvoorbeeld: In de politiek is een wet pas een wet wanneer deze formeel is aangenomen en gecommuniceerd als bindend. In een bedrijf is een strategische beslissing pas effectief als deze via interne communicatie wordt erkend en uitgevoerd.

Besluiten creëren onzekerheid. Interessant genoeg ziet Luhmann beslissingen niet als een manier om onzekerheid te verminderen, maar juist als een proces dat nieuwe onzekerheid schept. Elke beslissing sluit bepaalde alternatieven uit en opent nieuwe vragen. Dit past in de gedachte dat besluiten genomen worden in een ‘tekort schietende omvang’. Boudended xyz.

Omdat de toekomst altijd onzeker blijft, kan een besluit niet simpelweg worden genomen op basis van ‘objectieve’ informatie; het is altijd een vorm van risicomanagement.

Besluitvormingsprocessen verschillen per systeem. Omdat elk functioneel systeem zijn eigen logica heeft, verlopen beslissingen binnen elk systeem op een andere manier:

• Politiek: Beslissingen zijn gebaseerd op macht/oppositie en worden gelegitimeerd door verkiezingen en wetgeving.
• Overheid: Beslissingen worden gemaakt door de minister en ambtenaren voeren het uit. Euh.. anno 2025 gaan steeds meer ambtenaren er tegen in.
• Economie: Beslissingen draaien om betaling/niet-betaling en worden gestuurd door marktdynamieken.
• Recht: Hier geldt de code rechtmatig/onrechtmatig, en beslissingen volgen een juridische procedure. En anno 2025 gaat dat de vraag worden, gaat het recht ten onder aan wat een president zegt of een heel rijke zakenman, terwijl dat tegen de wet is…. Mooi item voor bij de koffie.

Elk systeem heeft dus zijn eigen manier om met onzekerheid en besluitvorming om te gaan.

Contingentie en de onvoorspelbaarheid van besluiten. Luhmann benadrukt dat beslissingen contingent zijn, wat betekent dat ze ook anders hadden kunnen uitvallen. Dit leidt tot besluitvormingsparadoxen, omdat een beslissing pas betekenis krijgt wanneer deze is genomen, maar tegelijkertijd pas achteraf echt beoordeeld en geevalueerd kan worden.

Bijvoorbeeld: Een bedrijf kiest een bepaalde marktaanpak, maar weet pas later of die succesvol was. Een regering neemt een beleidsmaatregel, maar kan de politieke consequenties pas achteraf volledig overzien.

Hierdoor is besluitvorming altijd deels een gok en geen rationeel voorspelbaar proces. Dus als je kijkt naar besluitmoment kan je/moet je dit in overweging mee nemen.

Samengevat

Luhmann en anderen (zie verderop in dit artikel) beschouwen besluitvorming als een communicatief proces binnen sociale systemen, waarbij onzekerheid eerder wordt gecreëerd dan opgelost. Beslissingen zijn systemisch ingebed en verschillen per subsysteem (politiek, recht, economie). Ze zijn altijd contingent en creëren nieuwe vragen en risico’s, waardoor besluitvorming een permanent dynamisch proces blijft.

Rudolph Regter

11feb25

Lees verder als bron: ‘Social Systems’ Luhmann, 1984. (Wel 635 blz…)

---

---

Nog zin verder te lezen??

Er zijn verschillende hedendaagse managementdenkers en organisatie-theoretici die raakvlakken hebben met Niklas Luhmanns systeemtheorie.  Hier zijn enkele relevante denkers en stromingen:

Karl Weick – Sensemaking in organisaties. Karl Weick’s theorie van sensemaking sluit goed aan bij Luhmanns ideeën over communicatie en onzekerheid in besluitvorming.

Wat stellingen waar het leuk van is het met studenten over te hebben:

• Weick stelt dat organisaties geen stabiele entiteiten zijn, maar continu worden gereconstrueerd door communicatie en interpretatie.
• Besluitvorming is geen rationeel proces, maar een manier om achteraf betekenis te geven aan acties.
• Organisaties opereren in een onvoorspelbare wereld en gebruiken verhalen, routines en symbolen om structuur te geven aan chaos.

Zijn werk sluit aan bij Luhmanns idee dat communicatie de kern van sociale systemen is en dat beslissingen niet simpelweg problemen oplossen, maar nieuwe onzekerheden scheppen.

Ralph Stacey – Complexiteit en zelforganisatie. Stacey past complexiteitsdenken toe op organisaties en benadrukt dat besluitvorming geen lineair proces is, maar wordt gevormd door zelforganisatie en interacties.

Wat stellingen waar het leuk van is het met studenten over te hebben:

• Besluiten zijn emergent, dus opkomend, en ontstaan uit sociale interacties, zonder centrale controle.
• De toekomst is onvoorspelbaar, en besluitvorming gebeurt vaak in een omgeving van ambiguïteit en tegenstrijdige belangen.

Bruno Latour – Actor-Network Theory. Latour’s Actor-Network Theory (ANT) lijkt op Luhmanns systeemtheorie, maar legt de nadruk op hoe zowel mensen als niet-menselijke actoren (zoals technologie, objecten en structuren) bijdragen aan besluitvorming.

Wat stellingen waar het leuk van is het met studenten over te hebben:

• Netwerken van actoren (mensen, machines, regelgeving) vormen organisaties en beïnvloeden beslissingen. Dus hoe het netwerk werkt, bepaald dat. Gek idee uit mijn praktijk: in een kantoor waar managers roken en overleggen in de rookkamer, vinden daar de besluiten plaats.
• Besluitvorming is geen puur menselijk proces, maar het resultaat van interacties tussen systemen, infrastructuren en communicatienetwerken. Hier komt de rol van Artifi Intel op. En natuurlijk wat wel of niet in ICT systemen te vinden is.

Net als Luhmann benadrukt Latour dat er geen centraal controlepunt is; systemen organiseren zichzelf door dynamische netwerken. Maar wie neemt dan de besluiten? Is dat in een commerciele organisatie duidelijker dan in een non-profit organisatie?

Dave Snowden – Cynefin Framework.  We gebruiken zijn model in de module.

Snowden’s Cynefin-framework helpt organisaties omgaan met onzekerheid en complexiteit, en heeft parallellen met Luhmanns idee dat systemen hun eigen regels creëren.

Wat stellingen waar het leuk van is het met studenten over te hebben:

• Hij maakt onderscheid tussen simpele, gecompliceerde, complexe en chaotische systemen.
• Besluitvorming moet zich aanpassen aan de context, in plaats van te proberen deze volledig te beheersen.

---

Vragenlijst: Het Belang van Communicatie in de Organisatie

Instructie: Beantwoord de volgende vragen op een schaal van 1 (helemaal oneens) tot 5 (helemaal eens) en tel aan het eind op.

A. Strategische Rol van Communicatie

1. Communicatie is een integraal onderdeel van onze bedrijfsstrategie.

2. Er is een duidelijk communicatiebeleid binnen onze organisatie.

3. Besluiten en veranderingen worden effectief gecommuniceerd naar medewerkers.

4. Onze organisatie investeert in communicatieprofessionals en -trainingen.

5. De directie/het management ziet communicatie als een cruciaal onderdeel van succes.

B. Interne Communicatie

6. Medewerkers worden tijdig en duidelijk geïnformeerd over belangrijke ontwikkelingen.

7. Er is een open cultuur waarin medewerkers vrij kunnen communiceren met het management.

8. Afdelingen werken goed samen door effectieve communicatiekanalen.

9. De interne communicatie is transparant en voorkomt misverstanden.

10. Er wordt regelmatig gebruikgemaakt van bijeenkomsten, nieuwsbrieven of intranet voor interne updates.

C. Externe Communicatie

11. Onze organisatie heeft een sterk imago dankzij consistente externe communicatie.

12. We onderhouden actief relaties met klanten, partners en stakeholders via diverse communicatiemiddelen.

13. Klantfeedback wordt serieus genomen en effectief verwerkt in de organisatie.

14. Onze externe communicatie (website, social media, persberichten) is professioneel en goed georganiseerd.

15. We hebben duidelijke communicatierichtlijnen voor crisismanagement.

D. Transparantie en Feedbackcultuur

16. Medewerkers voelen zich veilig om feedback te geven aan leidinggevenden.

17. Besluiten worden uitgelegd en onderbouwd richting medewerkers.

18. Er zijn formele en informele manieren om feedback te geven en ontvangen.

19. Communicatie in ons bedrijf bevordert vertrouwen en betrokkenheid.

20. We stimuleren open discussies en kennisdeling tussen medewerkers.

E. Digitale Communicatie en Technologie

21. We maken effectief gebruik van digitale communicatiemiddelen zoals Teams, Slack of intranet.

22. Onze communicatiekanalen zijn toegankelijk en gebruiksvriendelijk voor alle medewerkers.

23. We bieden trainingen en ondersteuning om digitale communicatie te verbeteren.

24. Er is een duidelijke richtlijn voor digitale communicatie en online samenwerking.

25. De organisatie blijft up-to-date met nieuwe communicatietechnologieën.

Interpretatie van de Scores

• 125 – 100 punten: Communicatie is een topprioriteit binnen de organisatie.
• 99 – 75 punten: Communicatie wordt als belangrijk beschouwd, maar er is ruimte voor verbetering.
• 74 – 50 punten: Communicatie is aanwezig, maar niet optimaal gestructureerd of strategisch ingezet.
• 49 – 25 punten: Communicatie is een zwakke plek en heeft dringend aandacht nodig.
• 24 – 0 punten: Er is weinig tot geen strategische aandacht voor communicatie in de organisatie.

Deze vragenlijst kan dienen als een snelle audit voor studenten om te bepalen hoe belangrijk communicatie wordt gevonden in jouw organisatie. Dit kan je een indicatie geven in de fase van Observeren over hoe ‘systemisch’ de organisatie is op communicatie gebied.

Deze enquête lijst is ook in Excel beschikbaar als oefening en staat op BrightSpace.

---

Zelfde kijk, andere naam: Karl Weick

Karl Weick’s Theory of Organizing stelt dat deelnemers zich organiseren door middel van communicatie en dat ze onvoorspelbare omgevingen begrijpen door interactie. Simpel gezegd bestaan organisaties als gevolg van de interacties tussen mensen binnen die organisaties.

Eisenberg en Goodall schreven dat een organisatie meer is dan alleen een fysiek gebouw met mensen erin. Communicatie is het proces van organiseren, wat impliceert dat communicatie feitelijk de organisatie zelf is.

Ongeacht of de focus ligt op de boodschap of de betekenis, benadrukt de systeemtheorie de onderlinge afhankelijkheid van geïntegreerde mensen in organisaties en de resultaten die voortkomen uit hun interacties.

Alle organisaties hebben een aantal basisprincipes en die komen terug als je nadenkt over besluitvorming in een organisatie. Je kan die observeren en je leringen uit trekken en in jouw besluit aanvlieg route gebruik van maken.

Equifinaliteit betekent dat een systeem (organisatie) zijn doelen op verschillende manieren kan bereiken. Bijvoorbeeld, elke docent die een module Strategie of Grip op Besluitvorming geeft, doet dat op een andere manier, maar uiteindelijk behalen de studenten in elke klas hetzelfde leerdoel. (euh… niet helemaal mee eens…)

Negatieve entropie verwijst naar het vermogen van een organisatie om verval te voorkomen. Bedrijven doen er alles aan om voorop te blijven lopen ten opzichte van de concurrentie en hun producten innovatief te houden.

Requisite variety houdt in dat organisaties moeten reageren op hun externe omgeving en zich moeten aanpassen wanneer nodig. Dat leren we in de colleges rond strategie. Apple bijvoorbeeld staat voortdurend onder druk om met de nieuwste en beste technologie te komen. Wanneer Apple hier te lang mee wacht, wordt het publiek kritisch en gaat men naar Samsung of iets anders. (alhowel Apple een hechte community heeft weten te vormen. en …is een community niet veel/uitsluitend commmunicatie?)

Homeostase, een term die je ook zal tegenkomen in mijn colleges over Damasio, verwijst naar de behoefte van een organisatie aan stabiliteit in een turbulente omgeving. Wanneer bijvoorbeeld de brandstofprijzen stijgen, nemen organisaties die hierdoor worden beïnvloed maatregelen om hun voortbestaan en winstgevendheid te waarborgen.

Complexiteit stelt dat hoe meer een organisatie groeit en interacteert, hoe ingewikkelder ze wordt (Katz & Kahn; von Bertalanffy; Miller, Holland). Denk aan grote bedrijven zoals Liberty Global waar ik werkte, die uitgebreide organisatorische systemen moeten hebben om hun werknemers en klanten te beheren in een concurrerende markt.